ASANA – jak zarządzam projektami w aplikacji – 4 kroki

Asana jest świetnym narzędziem do zarządzania zadaniami, które usprawni naszą pracę. Przypomni o terminach, zgromadzi pomysły, wyselekcjonuje odpowiednie rzeczy, zgromadzi wszystkie notatki w jednym miejscu. Dla mnie przede wszystkim ASANA to scentralizowane źródło informacji o projekcie i zadaniu dzięki temu, że to właśnie w niej przechowuję kluczowe informacje.  

W tym wpisie pokażę kilka odsłon asany tak byś mógł samodzielnie przyjrzeć się tej aplikacji i sprawdzić czy u Ciebie przypadkiem się nie sprawdzi. Na potrzeby tego wpisu i filmu, który zamieściłem na yt stworzyłem osobny workspace o nazwie DOM. W ten sposób pokażę czysty dokument asany – kokpit. Zatem zabieramy się w podróż po aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami jaką jest ASANA. Przestrzeń planowania – workspace 

zarządzanie zadaniami i projektami w asanie

Krok 1 – przestrzeń w planowaniu – workspace

W podróż idziemy od ogółu do szczegółu, co oznacza, że przyjrzymy się asanie od najwyższego poziomu zarządzania po ten najbardziej prosty, elementarny. W ten sposób z lotu ptaka uświadomisz sobie najważniejsze założenia asany, co umożliwi Ci wdrożenie aplikacji do zarządzania zadaniami u siebie bez najmniejszych problemów niezależnie od tego na jakim etapie się znajdujesz. 

Zapraszam do przeczytania artykułu i obejrzenia filmu na yt

Wprowadzenie do zarządzania zadaniami i projektami w aplikacji Asana

 

Najbardziej ogólnym i najwyższym poziomem asany jest workspace czyli przestrzeń pracy. Możemy organizować wiele takich przestrzeni i wykorzystać je np. dla kluczowych klientów. U siebie mam dwa workspace-y. W pierwszym mam wszystkie zadania związane z moimi blogami, biznesami oraz z klientami. Drugi workspace poświęciłem na projekt w który bardzo mocno się angażuję i stąd go wyodrębniłem z pierwszego workspace-a.  

Z zasady staram się nie tworzyć zbyt dużo workspace-ów bo nie widzę sensu. Chyba lepiej wszystko mieć w jednej przestrzeni niż rozproszone i ciągle się przełączać pomiędzy worksami 😊 Jakby co – nowy workspace utworzymy w prawym górnym rogu tam gdzie jest dostęp do ustawień konta. Dla celów tego poradnika wykorzystałem workspace DOM, który u mnie nie jest używany bo stwierdziłem już dawno temu, że sprawy domowe będę miał w swoim głównym workspace tam gdzie gromadzę inne projekty i zadania. Właśnie po to by nie tworzyć bytów, które tak naprawdę zamiast pomagać – utrudniałyby 😊  

A zatem teraz szybki przegląd ze strony głównej po zalogowaniu się do aplikacji asana

Widok ogólny w kokpicie Asana na nadchodzące zadania i projekty.

1) W głównej zakładce po zalogowaniu do Asany mamy 4 obszary nawigacyjne. Mamy też podgląd w strefie HOME do projektów, nadchodzących zadań i samych projektów co widać powyżej na rysunku. 

2) Drugi obszar to ulubione projekty. Projekty nad którymi najczęściej pracujemy warto dodać do ulubionych by mieć do nich szybki dostęp 

3) podgląd na wszystkie projekty, członków zespołu 

Krok 2 – Zarządzaj swoim projektem 

Kiedy mamy już własny kokpit Asany, przestrzeń w której działamy, naturalnie możemy już dodawać zadania i projekty. Idziemy od ogółu do szczegółu. A zatem sprawa workspace mamy już załatwioną. Teraz na niższym poziomie mamy projekty wokół których dopiero będziemy organizowali sobie zadania. 

Dwa sposoby na dodanie projektu w aplikacji Asana
Dwa sposoby na dodanie projektu w aplikacji Asana

Jak dodać projekt?

W filmie na yt pokazałem to na przykładzie 3 projektów. Weźmy taki przykład, że zgłasza się do nas klient i przykładowo zamawia u nas napisanie serii artykułów do swojego sklepu internetowego. Co robimy? Możemy utworzyć projekt z nazwą klienta i tam po etapie rozmów rozpisać zadania, które mają być wykonane. Oczywiście jasne jest, że zanim zabierzemy się za rozpisanie zadań musimy mieć wizję końca, wizję całości po skończonej pracy. 

Wykorzystaj potęgę sekcji w projektach 

W każdym projekcie możemy założyć nieskończoną ilość sekcji. Mając sekcję w bardzo łatwy sposób możemy przełączać się miedzy listą zadań a tablicą. Czasem praca na tablicach jest wygodna. Ogromną dla mnie zaletą jest to, że mogę swobodnie przełączać się między listą a tablicą czego nie znajdę w aplikacji Trello. Przykładowe sekcje to: 

Widok tablicy – styl kanban w Asana
  • Zadania do zrobienia 
  • Zadania w trakcie 
  • Zadania wykonane 

Jeśli podobnie jak ja lubicie w ramach zadania tworzyć podzadania, to na tablicy niestety się nie znajdą. Wtedy jeśli chcecie skorzystać z tablic, warto zrobić sekcje, które uwzględnią etap pracy nad danym zadaniem.  

Dla przykładu: Jeśli tworzysz artykuł blogowy to warto wyodrębnić takie fazy, etapy powstawania artykułu w którym wyodrębnimy:

pomysł, reasearch, propozycje tytułu, tekst artykułu, grafiki, korekta, publikacja

Wtedy zamiast sekcji zadania do zrobienia, w trakcie, wykonane warto wdrożyć sekcje jakie wymieniłem właśnie przy etapach powstawania artykułu. Z sekcji pomysłów bierzemy temat którym chcemy się zająć w najbliższym czasie i przesuwamy go do sekcji reasearch po to by w dalszej kolejności zająć się szukaniem informacji na dany temat. Gdy to zrobimy przesuwamy dalej do sekcji propozycje tytułu i zastanawiamy się nad odpowiednim tytułem. Każdy kto zajmuje się copywritingiem i blogowaniem wie jak tytuł jest bardzo ważny. 

Podzielenie pracy na fazy, etapy ma zasadniczą zaletę. Taki artykuł mogę dopracować dlatego i każdego dnia zająć się innym aspektem. Kiedyś na moich starych blogach często pisałem jednego dnia, co często odbijało się na jakości. 

Sekcje pozwalają wizualnie organizować pracę. Sprawiają, że kiedy spojrzymy na nie, wiemy na jakim etapie pracy jesteśmy. W ramach jednego projektu możemy swobodnie przerzucać zadania między sekcjami. Jest to też przydane wtedy kiedy jedno zadanie musi przejść przez kilka etapów tak jak to już rozpisałem.  

Każda sekcja może oznaczać kolejny etap pracy! 

Jeśli tak jak we wspomnianym przez mnie przykładzie pracujemy dla jakiegoś klienta, któremu mamy zrobić wiele artykułów to takie przyporządkowanie pracy może okazać się bardzo efektywne. Każda sekcja może oznaczać kolejny etap pracy! 

Przykładowe rozpisanie sekcji i zadań w projekcie aplikacji Asana
Przykładowe rozpisanie sekcji i zadań w projekcie aplikacji Asana

Krok – 4 Rozpisuj zadania z rozsądkiem 

Przechodzimy do tego co jest sednem takich programów do zarządzania projektami i zadaniami jak Asana – rozpisywanie list zadań do wykonania. Jak się zabrać za ten etap? Mamy już projekt, być może mamy już ustalone sekcje. Zanim zabierzemy się za rozpisywanie zadań powinniśmy mieć już w głowie efekt końcowy. Powinniśmy widzieć całość dzięki czemu będziemy w stanie podzielić zadania na mniejsze elementy.  

Widzisz już jak stopniowo przechodzimy od ogółu do szczegółu? A dopiero teraz się rozkręcamy dzięki czemu Twój start z Asaną prawdopodobnie od razu będzie skuteczniejszy i mniej stresujący. 

Rozpisujemy zadania w szczegółach

Każde zadanie jakie utworzymy ma szereg możliwości, które przedstawię poniżej. Oto co możemy zrobić w zadaniu. 

Wyróżnienie możliwości edycji do zadań przypisanych w Asanie.
  • 1 Nazwa zadania. Ona będzie widoczna na liście zadań dlatego warto by nazwa jasno informowała o czym zadanie traktuje tak gdy spojrzymy będziemy od razu wiedzieć o co chodzi. 
  • 2 Przypisujemy osobę do wykonania zadania. Polecam ustawianie siebie nawet jeśli pracujesz sam dla siebie. Dzięki temu asana posegreguje zadania na każdy dzień. Łatwiej będzie Ci po prostu korzystać z aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami. 
  • 3 Ustawiasz datę wykonania zadania lub deadline.  

Tagi to takie wirtualne znaczniki, które nie tworzą bałaganu a wspierają pracę! 

Tagi to takie wirtualne znaczniki, które nie tworzą bałaganu a wspierają pracę! 
  • 4 Każde zadanie może być przypisane do kilku projektów a skrót klawiaturowy tab+t powoduje uruchomienie tagów. Wiele osób zauważa, że ustawianie daty w asanie jest problematyczne. Ustawić deadline czy dzień w którym chcemy zająć się zadaniem? Wyjściem z sytuacji jest stworzenie tagu z nazwą dziś gdzie wrzucamy zadania, którymi chcemy właśnie wtedy się zająć. Zamiast tagu możemy stworzyć też projekt dziśtydzień gdzie wrzucamy zdania. Po moich testach zauważam, że tagi sprawdzają się o wiele lepiej. Tagi to takie wirtualne znaczniki, które nie tworzą bałaganu a wspierają pracę! 
  • 5 Opis zadania, który fajnie sprawdzi się w przypadku gdy trzeba bardziej opisać zadanie o co w nim chodzi. Sama nazwa zadania nie zawsze wyczerpie meritum. 
  • 6. To co jest fajne w asanie to podzadania. Każde zadanie może mieć swoje podzadania a podzadania kolejny ciąg podzadań. Jeśli więc robicie wpis na blog to podzadania mogą obejmować checklisty. Na takiej checkliście znajdziemy wszystkie rzeczy, które są potrzebne do zakończenia zadania takie jak przygotowanie notatek, zdjęć, grafik. Mogą znaleźć się tam kolejne etapy pracy o których wspominałem już przy okazji tworzenia sekcji. 
    Taka metoda wprawdzie uniemożliwi podgląd podzadań na tablicach kanban, jak już wspomniałem, ale w fajny sposób porządkuje i nadaje strukturę zadaniom, co przekonuje mnie do tej metody. A zadania mogę umieszczać w sekcjach, które wskażą mi etap pracy i to też jest wyjście z tej sytuacji. Dodatkowo każde podzadanie może mieć ustawioną inną datę, co też jest ogromną zaletą.  
    Dlatego zanim zaczniecie rozpisywać listę zadań warto przemyśleć co sprawdzi się lepiej. Zadania lepiej rozbić na podzadania czy po prostu utworzyć je jako niezależne zadania obok tego zadania nadrzędnego. 
  • 7 Tutaj możemy dołączyć załączniki, skopiować link do zadania czy polajkować. Fajne jest to, że grafiki, zdjęcia możemy wkleić za pomocą ctr+c ctr+v. Trochę kiepsko, że załączniki muszę dodawać przez odszukanie lokalizacji na dysku i robi się z tego w rzeczywistości kopia w asania. Mam zatem dwie wersje pliku. Na komputerze i w asanie.  

Co mi przeszkadza w genialnej aplikacji do zarządzania zadaniami

Nawiążę do ostatniego wątku dotyczącego dołączania plików. Dla mnie to dość spore utrudnienie. Mogę i zazwyczaj tak robię, że dodaję plik bezpośrednio poprzez odszukanie pliku w OneDrive. Fajnie, że o ile w przypadku worda w którym piszę artykuły robi się podgląd tego pliku i po kliknięciu otwiera mi się w wersji przeglądarkowej gdzie mogę pisać, to gorzej, że pliki innego rodzaju i tak załączają się jako niezależnie. W ten sposób duplikują mi się pliki a co jak co to każdy projekt ma u mnie osobny folder. Staram zachować się porządek w folderach i z tego powodu mam trochę trudniej bo nie chciałbym dodatkowych wersji. 

Po drugie – brakuje mi trochę większej swobody w komentowaniu w asanie. Fajnie byłoby gdyby była możliwość bezpośredniego komentowania na zdjęciu. Wtedy mógłbym wysyłać klientowi np. Grafikę w asanie a on komentowałby na obrazku co jest ok a co nie jest ok. Z tego co się zorientowałem, to taka opcja jest w wersji płatnej a asana premium niestety taka tania wcale nie jest. Szczególnie jeśli weźmie się pod uwagę to, że pracuje na niej jedna, dwie osoby. 

Podsumowanie 

Tak czy inaczej z asany chętnie korzystam. Ma ogromne możliwości i funkcje, które powinny zadowolić nawet wymagające osoby. Niektóre rzeczy można obejść tak jak sugerowałem to w artykule. Bez wątpienia Asana jest wszechstronną i kompletną aplikacją do zarządzania projektami i zdaniami. Możemy ją wykorzystywać w pracy, w domu, w osobistych zadaniach w pojedynkę jak i w grupach. A co Ty myślisz o Asanie?

.