5 zasad jak usprawnić pracę w kalendarzu google

Kalendarz google, to jedna z najmniej docenianych aplikacji choć może pochwalić się niezwykle wysokimi praktycznymi zastosowaniami. Porządek w harmonogramie. Szerokie możliwości wykorzystania to tylko niektóre z cech jakimi można określić Google Calendar

Dla niektórych świadomych osób Google Calendar, to podstawowe narzędzie pracy. Dla jeszcze większej liczby osób, to wciąż nieodkryta aplikacja. Tym razem pokażę w jaki sposób pracować z Google Calendar. Zapraszam do artykułu i do filmu z kanału youtube.

Kalendarz Google Jak Korzystać z kalendarza -Uniwersalne Zastosowania do wszystkich typów kalendarzy

W planowaniu i zarządzaniu zadaniami mówi się o planowaniu półrocznym, kwartalnym, miesięcznym, tygodniowym i dniowym. Kalendarz google jako aplikacja internetowa idealnie nadaje się do tego by wykorzystać ją do długoterminowego planowania.

Kalendarz Google świetnie integruje się także z innymi aplikacjami takimi jak Asana czy Trello dzieki czemu w jednym miejscu możemy mieć wgląd w to co się dzieje w innych kalendarzach. Do swojego kalendarza możemy dodać inne kalendarze. 

Rysunek 1. Przykładowy widok na tygodniowy plan w Kalendarzu google.

Oto kilka pomysłów na to jak jeszcze bardziej wykorzystać kalendarz google.

Zapisuj rocznice

Przewagą kalendarza elektronicznego nad tradycyjnym jest to, że cykliczne wydarzenia wpisujemy raz na zawsze. Już nie musisz co roku wpisywać do kalendarza urodzin, rocznic i innych ważnych dat.

Zapisuj przypomnienia i spotkania 

To do czego wykorzystuję kalendarz google to przede wszystkim przypomnienia. Klikając w duży przycisk po lewej stronie tak jak na Rysunek 1 (Utwórz) lub klikając na dowolnym polu kalendarza możemy utworzyć wydarzenie, przypomnienie a nawet zadanie do wykonania. Zadania to ciekawa funkcjonalność choć nie korzystam z niej intensywnie, bo wykorzystuję do tego aplikację Asana. Nie mniej warto o tym pamiętać.

Rysunek 2. Dodawanie wydarzenia do kalendarza google

Przypomnienia w kalendarzu pomagają mi pamiętać o tym co trzeba

Z kolei przypomnienia to bardzo fajna funkcjonalność, która nie raz mi się bardzo przydała. Mogę w ten sposób umówić się na wizytę lekarską, zapisać rezerwację terminu wyjazdu czy cokolwiek innego. Pamiętam jak w zeszłym roku skorzystałem z grupona na jedną z usług. Ponieważ termin był odroczony w czasie to wszystkie potrzebne informacje zamieściłem w przypomnieniu a samo przypomnienie ustawiłem na kilka dni przed faktycznym terminem. 

W ten sposób wszystko miałem pod ręką wtedy kiedy tego tylko potrzebowałem.

Przydatne triki przy tworzeniu przypomnienia w kalendarzu 

Po kliknięciu w więcej opcji będziemy mogli m.in. ustawić kiedy ma nadjeść do nas przypomnienie. Warto solidnie pomyśleć o tym, by przypomnienia przychodziły do nas w odpowiednim czasie. Kiedyś zmagałem się z tym ponieważ okazywało się, że powiadomienia przychodziły do mnie w złych momentach.

Co z tego, że dzień wcześniej dostałem powiadomienie by oddać książki do biblioteki jak na drugi dzień miałem zupełnie inne plany i to rozbijało mi cały dzień. Z kolei innym razem przypomnienie na dzień wcześniej powodowało, że zapominałem o zadaniu wtedy kiedy właściwe było ono potrzebne. Zastanów się dobrze kiedy będą potrzebne Ci przypomnienia.  

Rysunek 3. Tworzenie przypomnień w kalendarzu google.

Dlatego na tym etapie warto pomyśleć dokładnie kiedy chcemy uzyskać powiadomienie. Jeśli umawiam się do fryzjera, to godzina przed wizytą będzie dobra o ile wiem, że tyle czasu potrzeba mi do tego by przygotować się i wyjść z domu.

Zapisuj dojazdy i inne organizacyjne sprawy 

Kalendarz aż prosi się o to by wpisywać do niego termin spotkań czy przypomnienia ze względu na godzinową budowę dni. Mało jednak kto do wpisanego spotkania dodaje czas dojazdu. Wbrew pozorom może być to bardzo istotne. Jeśli weźmiesz pod uwagę to ile czasu zajmie ci dojazd na dane wydarzenie, unikniesz sytuacji w której będziesz chciał zmieścić więcej zadań do wykonania niż faktycznie będziesz mógł. 

Zapisuj pracę własną 

Listy zadań to fantastyczna sprawa. Czemu jednak nie wyznaczysz sobie w kalendarzu bloków czasowych do pracy? Planując tydzień możesz zacząć myśleć o tym w jakich godzinach poświęcić się różnych zagadnieniom. Myśl o tym jak o spotkaniach. To spotkanie z twoim projektem nad którym pracujesz samodzielnie. Jeśli prowadzisz blog to możesz zaplanować sobie czas na pisanie artykułu. Jeśli zauważasz, że najlepiej pracuje ci się w godzinach porannych to tworzysz blok czasowy właśnie wtedy na zadania wymagające od ciebie największej uwagi.  

Jak organizować sobie bloki czasowe 

Blog czasowy to wycinek pracy. Są różne metody pracy. Niektórzy wykorzystują metodą pomodoro. Inni zazwyczaj zaczynają pisać i piszą aż do wyczerpania siłl. Biorąc pod uwagę badania naukowe nad efektywną pracą okazuje się, że najbardziej efektywni jesteśmy przez 90 minut. Po tym czasie warto zrobić sobie 20 minut przerwy. 

Zapisuj rzeczy proste 

Rzeczy proste i trywalne jak obiad, to wbrew pozorom ważne rzeczy w kalendarzu. One także pozwolą przewidzieć Ci przebieg twojego dnia i realnie spojrzeć na swoje możliwości w organizacji i planowaniu

Dzięki temu, że zarezerwujesz sobie godzinę na obiad będziesz miał świadomość, że po obiedzie warto oddać się lżejszym zadaniom. Przede wszystkim jednak nikniesz sytuacji w której zaplanujesz w czasie swojego obiadu ważne zadanie.

Kalendarz Google a inne aplikacje 

Choć nadal korzystam z przypomnień kalendarza google to coraz częściej korzystam z krótkich przypomnień w Google Keep (notatnik) a także z aplikacji do zarządzania zadaniami. Moją ulubioną jest Asana. Jeśli planujesz korzystać z kalendarza google, to polecam aplikację Business Calendar 2・Kalendarz & Widget. To widget, który w obsłudze jest o wiele przyjemniejszy niż domyślna aplikacja google.

Jestem ciekaw czy znajdujesz tutaj choć jedną wskazówkę, którą szczególnie przypadła ci do gustu i zaczniesz z niej korzystać. Daj znać w komentarzach o swoich doświadczeniach.

.